Heeft u in 2017 een jaarplanning met periodiek terugkerende activiteiten gemaakt, dan kunt u deze in Q-base eenvoudig kopiëren naar 2018.
Enkele tips bij het gebruiken en het kopiëren van de jaarplanning:
- Maak zoveel mogelijk één planning per kalenderjaar met daarin alle terugkerende activiteiten. U kunt deze dan in één keer kopiëren, maar ook gedurende het jaar eenvoudig bewaken op uitvoering van alle activiteiten.
- Na het kopiëren moet u enkele controles uitvoeren:
- Ga na of er activiteiten aan een andere medewerker toegewezen moeten worden. Dit past u aan door de reeks van activiteiten te wijzigen. Klik op de omschrijving van de activiteit. U kunt nu de hele reeks in één keer aan een nieuwe activiteitenafhandelaar toewijzen.
- Controleer of de frequentie van activiteiten aangepast moet worden. In dat geval is de snelste werkwijze om de hele reeks in één keer te verwijderen en de betreffende activiteit opnieuw in te plannen met de juiste frequentie.
- Bekijk of activiteiten die maandelijks of ieder kwartaal uitgevoerd moeten worden ook daadwerkelijk voor alle periodes ingepland zijn. Vul zo nodig ontbrekende activiteiten aan. Onze helpdesk kan u hierbij ondersteunen.
- Check of de planning alleen activiteiten voor 2018 bevat. Als er stippen in de kolom rechts van de ‘december kolom’ staan, zijn deze ingepland voor een later jaar. U kunt deze activiteiten het beste verplaatsen naar 2018 of verwijderen.
- U kunt de planning bekijken via de ‘kalenderweergave’ met stippen per activiteit in de verschillende maanden of via de ‘lijstweergave’ waarin alle activiteiten op datum (deadline) gesorteerd zijn. Via de lijstweergave zijn ook de toelichtingen bij activiteiten zichtbaar.
- Is de knop ‘Kopiëren’ niet zichtbaar rechtsboven de jaarplanning, maak dan het Q-basemenu links in het scherm kleiner (door te slepen of via de knop Zijpaneel openen/sluiten). Waarschijnlijk verschijnt de knop ‘Kopiëren’ dan alsnog in beeld.
Heeft u vragen over de jaarplanning, neem dan contact op met de helpdesk.
Telefoon: 035 – 628 62 88
E-mail: info@lens-bs.nl
